Décisions

Qu'il s'agisse de petites ou grandes initiatives, de courtes ou longues délibérations, de sujets associatifs ou purement techniques, la liste est longue des moments où nous devons prendre des décisions, et les manières de les prendre peuvent être très diverses. Il s'agit donc ici de mettre à plat et de systématiser nos manières de prendre des décisions, voire de les standardiser, afin que cette page puisse être utilisée comme une ressource pour d'autres associations.

Modalités des prises de décision

La prise d'une décision est conditionnée par trois éléments principaux :

1. La gravité et le degré d'impact de la décision à prendre, c'est-à-dire l'importance.
2. Les personnes qui ont la légitimité pour prendre une telle décision, c'est-à-dire l'instance.
3. La manière de prendre la décision la plus adapté aux circonstances, c'est-à-dire le mode.

L'importance

Pour déterminer l'importance d'un sujet, nous avons développé une méthodologie dont le détail est consultable à la fin de cette page. Pour résumer, chaque décision doit pouvoir être classée dans un tableau à double entrée, en fonction de son degré d'impact (e.g. quelque chose touche tout le monde ou simplement quelques personnes) et de sa gravité (e.g. la décision concerne le chiffrement des données vs. la décision concerne la mise en page d'un site web).

Plus un sujet comporte un degré d'impact et une gravité élevée, plus il est important, et plus il devra faire l'objet d'une décision par telle instance et selon tel mode plutôt que par d'autres.

impact/gravité	G1	G2	G3
I1	critique	très important	important
I2	très important	important	peu important
I3	important	peu important	pas important

Les instances

Les différentes instances pouvant être amenées à prendre une décision sont les suivantes :

• assemblée générale de l'association, réunissant toustes ses membres
• conseil collégial, réunissant les membres dirigeant·es
• la communauté d'utilisateurices de l'ensemble des services ouverts aux membres
• les utilisateurices uniquement concernées par la décision à prendre

Les modes

L'initiative avec délai

La personne à l'origine de l'initiative informe l'instance décisionnaire concernée, qui dispose de deux semaines pour en discuter, l'amender ou s'y opposer. Si la personne à l'origine de l'initiative souhaite exécuter sa décision plus rapidement, elle doit s'assurer que toutes les personnes des instances concernées par le délai de deux semaines aient bien eu connaissance de son initiative et aient explicité leur non opposition à celle-ci.

Si dans le temps imparti, une ou plusieurs personnes concernées par l'initiative s'y opposent, la personne qui en est à l'origine doit organiser un processus de consensus apparent, et le délai de deux semaines est abrogé.

Le consensus apparent

L'instance décisionnaire doit être convoquée pour discuter et donner explicitement son accord ou non à l'initiative, à l'issue de la discussion. Le consensus est valable même quand il n'est qu'apparent, c'est-à-dire lorsque une ou des personnes décisionnaires disent explicitement ne pas être opposées à l'initiative, quand bien même elles ne la soutiendraient pas explicitement.

Le consensus apparent peut être obtenu :

• en réunion physique
• en réunion virtuelle

• en commentaire d'une issue ou d'un merge request de git.felinn.org, dans le cas où l'initiative est technique
• en discussion sur talk.felinn.org, dans le cas où l'initiative est associative
• par tout autre canal numérique (vidéoconférence, tchat), à condition que toutes les personnes concernées y aient accès

La pondération

Au besoin et au cas par cas, un mode de décision peut être pondéré par deux modalités différentes :

• le quorum : si on estime qu'une décision peut être prise sans que l'ensemble des membres de l'instance concernée soient réuni·es. Par exemple, 75% (trois quart) des membres.
• le veto : dans ce cas, l'opposition d'un seul membre de l'instance décisionnaire vaut rejet de l'initiative. Un veto doit obligatoirement être motivé, afin de rendre l'issue de la décision la plus compréhensible possible en cas de publication.

Mise en œuvre d'une prise de décision

Syntaxe

Une fois que l'importance du sujet à propos duquel il convient de décider a été déterminée, il y a systématiquement deux voire trois modalités d'application d'une prise de décision : l'instance, le mode et éventuellement la pondération. Il est donc possible d'utiliser une syntaxe à utiliser dans le reste de notre documentation, à chaque fois qu'une décision est mentionnée. La syntaxe est [instance]-[mode]-[pondération]. Pour simplifier, nous utilisons les codes suivants :

protocole

• instances : AG (assemblée générale), CC (conseil collégial), COM (communauté des utilisateurices des services) et U (utilisateurices d'un service)
• modes : I (initiative avec délai), CP (consensus apparent en réunion physique), CV (consensus apparent en réunion virtuelle)
• pondération : Q75 ou autre nombre en fonction du taux (quorum), V (veto)

Ainsi, une décision qui doit être prise en conseil collégial, par consensus apparent en réunion physique, avec un droit de veto, doit être notée : CC-CP-V

remarque

Une décision peut être prise selon plusieurs modalités en même temps. Dans ce cas, les noter en un seul code, séparées par un + (e.g. CC-CP + COM-I)

Traçabilité

Qu'elle soit publique ou non, toute décision doit laisser des traces. Pour ce faire, qu'il s'agisse d'une décision par consensus apparent ou par initiative avec délai, les motifs de la prise de décision doivent être préalablement exposés sur une issue git ou dans un salon [matrix] approprié. Une seule exception à cette règle : en cas de réunion physique du conseil collégial ou de l'assemblée générale, des décisions peuvent être prises sans que leur sujet ait été prévu et noté au préalable. Dans ce cas, le compte-rendu de la réunion doit faire apparaître très clairement ce qui a été décidé, comment et pourquoi.

Canal de communication

Doit être exposée sur talk.felinn.org, au sein de la catégorie correspondant à l'instance décisionnaire concernée :

protocole

• toute prise de décision sur un sujet associatif
• toute prise de décision en COM-I, que le sujet soit associatif ou technique

Doit être exposée sur git.felinn.org, au sein du projet concerné, toute prise de décision sur un sujet technique.

Mise en forme et suivi

Qu'il soit sur talk ou sur git, l'exposé des motifs de la prise de décision doit toujours être présenté ainsi :

protocole

• titre : [Objet de la décision à prendre] Description du sujet (e.g. « [Proposition de partenariat] Association des gens qui aiment les fraises »)
• corps :

• rappel du code de décision
• exposé des étapes ayant mené à la proposition ou à l'initiative
• exposé des conséquences en cas de mise en œuvre
• résumé clair de la décision à prendre, éventuellement sous forme de question

Après publication, les personnes concernées par la prise de décision peuvent donner leur avis par commentaire. Ou bien, si la décision est discutée physiquement, une synthèse de cette discussion doit être publiée en commentaire. Sur une issue git, cette synthèse doit également donner lieu à une édition du corps de l'issue, avec une inscription claire (précédée du terme « edit ») de ce qui a été décidé.

Guide récapitulatif

Ce tableau n'a pas de valeur de règlement, il rend compte des grands principes généraux qui se retrouvent dans tous les interstices de notre vie associative et technique. Cependant, aucune modalité de prise de décision ne doit renvoyer à cette page sans un code dûment complété grâce à la syntaxe ci-dessus.

impact/gravité	G1	G2	G3
I1	CC-CP + AG-CP	CC-CP + COM-I	CC-CV
I2	CC-CP + COM-I	CC-CV	CC-I
I3	CC-CV	CC-I	aucune

Méthodologie

Impact du sujet

impact	description	exemples associatifs	exemples techniques
I1	impacte définitivement l'ensemble de nos structures	nos statuts / composition du conseil collégial	notre machine serveur
I2	impacte directement notre organisation ou notre fonctionnement	composition du groupe admin	politique de sécurité / implémentation d'un service core
I3	impacte peu ou pas notre organisation ou notre fonctionnement	partenariat / composition des adhérent·es	intégrer un script d'automatisation de tâches

Degré de gravité

Exemple avec un sujet d'impact I1 : le fonctionnement du conseil collégial (instance de direction de l'association)

gravité	description	exemples
G1	changement profond, substantiel, structurel	modification de la composition du CC dans les statuts
G2	changement d'organisation ou de contenu	modification des membres du CC
G3	changment cosmétique avec très peu d'impact	modification de la fréquence ou de l'organisation des réunions

Exemple avec un sujet d'impact I2 : la politique de backup

gravité	description	exemples
G1	changement profond, substantiel, structurel	changement du protocole de sauvegarde
G2	changement d'organisation ou de contenu	modification de la fréquence de sauvegarde
G3	changment cosmétique avec très peu d'impact	optimisation d'un script

Exemple avec un sujet d'impact I3 : le fonctionnement d'un service core

gravité	description	exemples
G1	changement profond, substantiel, structurel	refonte du service
G2	changement d'organisation ou de contenu	mise à jour vers une nouvelle version majeure
G3	changment cosmétique avec très peu d'impact	modification du thème